DkW | Anhang 2: Die reine Briefwahl

Sven Zemanek hat an der Uni Bonn fünf Jahre lang Wahlen zum Studierendenparlament organisiert. Damit nachfolgende Generationen von dieser Erfahrung profitieren können, entsteht die Artikelserie „Die kleine Wahlleiter“.

Es kommt vor, dass man eine Urnenwahl nicht wie gewohnt durchführen kann. Das kann beispielsweise an einer Pandemie liegen, die dazu führt, dass sich erstens sehr wenige Wahlberechtigte in den Universitätsgebäuden aufhalten, und zweitens an den Urnen ein erhöhtes Infektionsrisiko für Wählende und vor allem Wahlhelfende entsteht. Die sicherste¹ Alternative stellt die reine Briefwahl dar. Dieser Artikel erklärt, wie man das organisiert. Beziehungsweise, wie das ganz konkret 2020/21 mit fast 38.000 Wahlberechtigten organisiert wurde.

Grundsätzliches

Bei einer reinen Briefwahl geht es darum, dass keine Stimmabgabe in Präsenz stattfindet, sondern ausschließlich Briefe verschickt werden. Im konkreten Fall, damit die Zahl der physischen zwischenmenschlichen Kontakte bei der Wahl möglichst gering ausfällt.

Da gibt es nun zwei Modelle:

1. Alle Wahlberechtigten bekommen die Unterlagen unaufgefordert zugeschickt

Nachteil: Die hohen Kosten. Für alle Wahlberechtigten fällt Porto an, für alle Wahlberechtigten müssen Wahlunterlagen gedruckt werden.

Vorteil: Wahlberechtigte können nicht vergessen, ihre Unterlagen zu beantragen, und sich hinterher auch nicht beschweren, sie hätten von nichts gewusst². Eine Wahlbeteiligung von fast 100 % ist problemlos möglich.

2. Wahlberechtigte bekommen die Wahlunterlagen nur auf Antrag zugeschickt

Nachteil: Die Wahlbeteiligung würde vermutlich im niedrigen einstelligen Prozentbereich liegen. Beschwerden von Studierenden, die nach der Frist merken, dass sie noch wählen wollen, wären wahrscheinlich. Dazu kommen ggf. rechtliche Probleme, die ich als juristischer Laie an dieser Stelle nicht beurteilen kann.

Vorteil: Nur, wer tatsächlich wählen möchte, verursacht Kosten (Porto + Druck).

Bezüglich des Rückportos gibt es ebenfalls zwei Möglichkeiten: Die Wahlberechtigten zahlen es, oder die Studierendenschaft/Uni übernimmt es³. Auch hier gilt: Wenn man von den Wahlberechtigten auch noch eine Briefmarke verlangt, geht die Wahlbeteiligung vermutlich in den Keller.

Zum Glück haben wir uns zusammen mit der Universitätsverwaltung für die erste Option bei Übernahme des Rückportos entschieden. Beziehungsweise, wir haben sie zunächst einmal angestrebt. Apropos Universitätsverwaltung:

Mit der Universitätsverwaltung absprechen

Reguläre Präsenzwahlen zum Studierendenparlament werden traditionell zusammen mit den Wahlen zu den Gremien der Universität durchgeführt. Dies spart eine Menge Geld und Organisationsaufwand, weil man die Wahlhelfenden gemeinsam bezahlen (spart 50 %) und bestimmte Aufgaben aufteilen kann.

Bei einer reinen Briefwahl gibt es zwar erstmal keine gemeinsamen Wahlhelfenden mehr, aber dafür eine Menge Briefe, für die man potenziell das Porto teilen kann.

Mit den Briefen ist das so eine Sache: Man kann die Unterlagen beider Wahlen in einem gemeinsamen Brief zu den Wahlberechtigten senden, und man kann sie in einem gemeinsamen Brief zurücksenden lassen. Oder man macht beides in jeweils getrennten Briefen. Oder gemischt. Hat (fast) alles Vor- und Nachteile:

Gemeinsamer Hin- und Rückbrief

Aus Portosicht kostengünstigste Möglichkeit, da sowohl für den Hin- als auch für den Rückversand nur Porto für einen Umschlag gezahlt werden muss.

Problem: Die Gremienwahlen dürfen ihre (= unsere) Rückbriefe erst mit Beginn der Auszählung öffnen. Das heißt, dass die Auszählung der Studierendenparlamentswahl entweder gleichzeitig mit der Auszählung der Gremienwahlen stattfinden muss, oder erst danach stattfinden kann. Also effektiv danach, denn für eine parallele Auszählung fehlt schlicht und einfach der Platz, wenn man dabei auch noch zur Infektionsprävention Abstandsregeln einhalten möchte.

Gemeinsamer Hinbrief, getrennte Rückbriefe

Der größte Teil der Portokosten (für 38.000 Hinbriefe) kann geteilt werden, für die Rücksendung muss dann zweimal Porto bezahlt werden. Dafür ist das Porto für die einzelnen Rückbriefe etwas geringer als für den gemeinsamen (2x 80ct vs. 1x 95ct).

Großer Vorteil jedoch: Die Rückumschläge der beiden Wahlen können bei Ankunft sortiert und unabhängig voneinander verarbeitet werden. Was der Hauptgrund ist, weshalb wir uns schließlich für dieses Modell entschieden haben.

Getrennte Hin- und Rückbriefe

Keine Möglichkeit, durch Synergieeffekte Kosten zu sparen. Konnte zum Glück vermieden werden.

Getrennte Hinbriefe, gemeinsamer Rückbrief

Völliger Schwachsinn. Steht hier nur der Vollständigkeit halber.

Ein dickes Päckchen

Für eine Präsenzwahl des Studierendenparlaments benötigt man vor allem ein Druckerzeugnis: Den Stimmzettel.

Für eine Briefwahl sind es plötzlich vier: Der Stimmzettel, ein Anschreiben/Wahlschein, ein Rückumschlag und ein Stimmzettelumschlag.

Bei den Gremienwahlen sieht es ähnlich aus: Zu den bis zu vier Stimmzetteln, die Wahlberechtigte bekommen (Senat, Fakultätsrat/BZL-Vorstand, SHK-Stelle, Wahlgremium⁴), kommen ebenfalls ein Anschreiben/Wahlschein, ein Rückumschlag und ein Stimmzettelumschlag.

Schlimmstenfalls erhält eine Wahlberechtigte also einen Brief mit 11 Inhaltsstücken! Leider packt das die Kuvertiermaschine der Unidruckerei nicht. Nun könnte man das per Hand packen, aber das ist bei über 20 verschiedenen Konfigurationen einerseits sehr fehleranfällig, und andererseits fällt diese Arbeit genau in die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr, wo man räumlich und personell sehr eingeschränkt ist. Außerdem wäre das eine Situation mehr, bei der man aus Präventionssicht glücklich ist, wenn man sie komplett vermeiden kann.

Die Universitätsverwaltung hat daher die gesamte Dienstleistung ausgeschrieben – Druck, Verpackung, Versand – und glücklicherweise am Ende ein Angebot ausgewählt, mit dem das gut funktioniert hat. Da bin ich ganz froh, dass dieser Teil von einem Verwaltungsapparat erledigt wurde der das beruflich macht, und wir nicht selbst die Ausschreibung dieser teuren Dienstleistung durchführen mussten.

Ist das überhaupt legal?

Nein. Sowohl die Wahlordnung für die Wahl zum Studierendenparlament als auch die Wahlordnungen zu den Gremien der Universität sahen nicht die Möglichkeit einer reinen Briefwahl vor. Also mussten sie geändert werden. Was für das Studierendenparlament (ein Gremium, eine Wahlordnung) etwas einfacher ist als für die Gremien der Universität (neun Gremien, elf Wahlordnungen). Aber es hat geklappt!

Man muss nur früh genug damit anfangen: Der erste Antrag zur Wahlordnungsänderung lag Anfang September 2020 im Studierendenparlament vor, die Wahl war für Januar 2021 geplant. Dass die Wahl tatsächlich als reine Briefwahl durchgeführt werden soll, hat der Wahlausschuss schließlich am 27. November 2020 auf Grundlage der geänderten Wahlordnung beschlossen – im Grunde genommen war zu diesem Zeitpunkt die gesamte Planung der Briefwahl mit dem externen Dienstleister schon abgeschlossen, der Beschluss nur noch reine Formsache.

Adressspaß

Der Druckdienstleister benötigt natürlich die Adressen, an die er die Unterlagen senden soll. Problem: Viele Studierende sind wegen der Pandemie im Januar nicht unbedingt an dem Ort, den sie als Korrespondenzadresse in BASIS angegeben haben. Daher wurden die Studierenden per E-Mail darauf hingewiesen, dass im Januar Briefwahlen stattfinden, und aufgefordert, bis zu einem Stichtag in BASIS die Adresse zu hinterlegen, an der sie im Januar Post erhalten können. Nach dem Stichtag wurden die Adressen dann von der Universitätsverwaltung exportiert, nach Konfigurationen sortiert und dem Druckdienstleister zur Verfügung gestellt.

Drucken und schicken

Nachdem die Wahl ausgeschrieben war, die Listen ihre Bewerbungsunterlagen eingereicht hatten und zur Wahl zugelassen worden waren, konnten wir unsere Stimmzetteldruckvorlage an den Druckdienstleister senden und die Probedrucke absegnen.

Danach gab es für uns praktisch nichts mehr zu tun: Die Unterlagen wurden ohne unser Zutun gedruckt, verpackt und verschickt – zum Großteil sogar noch vor Neujahr.

Eine Wahlzeitung gab es dieses Jahr zwar auch, aber ausschließlich digital. Das spart die Druckkosten, und da während der Pandemie sowieso niemand in der Uni herumlaufen sollte, lohnt es sich sowieso nicht, groß Geld in physische Wahlwerbemittel zu stecken.

Sammeln und zählen

Die Poststelle der Universität hat die eintreffenden Rückumschläge gesammelt, bis wir sie etwa alle zwei Tage gemeinsam mit den Gremienwahlen abgeholt, nach Studierendenparlament / Gremien sortiert und in Zwischenlagerurnen gesteckt haben. Die Anzahl der eingetroffenen Rückumschläge für das Studierendenparlament haben wir dabei grob gezählt und öffentlich dokumentiert.

Bei der Briefwahl muss man vor der Auszählung ein paar Schritte mehr tun als bei der gewöhnlichen Urnenwahl. Zunächst muss der Rückumschlag geöffnet werden. Darin müssen sich ein unterschriebener Wahlschein und ein verschlossener Stimmzettelumschlag befinden. Wenn die Person, der der Wahlschein gehört, tatsächlich wahlberechtigt ist und nicht bereits abgestimmt hat, wird der Wahlschein abgeheftet und der immer noch verschlossene Stimmzettelumschlag in eine Urne geworfen.

Bei der Auszählung selbst werden dann diese Urnen, die ausschließlich verschlossene Stimmzettelumschläge von wahlberechtigten Personen enthalten, geöffnet und ausgezählt.

Die beschriebene Rückumschlagsprüfung haben wir in der “Wahlwoche”, also den vier Tagen vor dem offiziellen Ende der Wahl, durchgeführt. Dazu hatten wir in zahlreichen Schichten je fünf Teams à zwei Wahlhelfenden, die die Umschläge geöffnet und geprüft haben. Um den Vorgang erheblich zu beschleunigen, hatten wir vom Druckdienstleister auf die Wahlscheine für das Studierendenparlament neben der Adresse jeweils noch die Matrikelnummer als Barcode drucken lassen. So konnten die Wahlhelfenden mit einem Barcodescanner in einem zentralen Programm die Person, deren Wahlschein sie gerade vor sich hatten, nachschlagen und als “hat gewählt” markieren. Oder halt Rückumschläge mit Problemen aussortieren. Damit kamen wir insgesamt ungefähr auf eine Durchschnittsgeschwindigkeit von 60 Umschlägen pro Stunde pro Team. Die Höchstgeschwindigkeit waren etwa 100 Umschläge pro Team in einer Stunde.

Die eigentlich Auszählung am Donnerstagabend lief dann (bis auf die Infektionsschutzmaßnahmen) ganz normal, bis auf den Punkt, dass die Stimmzettel nach dem Öffnen der Urne zunächst aus den Stimmzettelumschlägen geholt werden mussten.

Was kostet die Welt Briefwahl

Wegen der doch erheblichen Verschiebung der Kosten bei der Durchführung einer reinen Briefwahl musste das Studierendenparlament einen Nachtragshaushaltsplan verabschieden. Zum Glück war der Überschuss aus dem vorherigen Haushaltsjahr etwas größer als geplant, sodass hier etwa 20.000 € relativ problemlos in den Haushaltstitel für die Wahlen gepumpt werden konnten. Die folgenden Kosten sind gaaaanz grob geschätzt.

Kosten, die sonst anfallen, bei der reinen Briefwahl aber nicht:

• Druck der Wahlzeitung (~ 2.000 €)
• Wahlhelfende in den Wahllokalen (~ 11.000 €)
• Miete für Transporter zum Urnentransport (~ 1000 €)

Kosten, die bei der reinen Briefwahl anfallen, sonst aber nicht:

• Porto Hinversand (38.000 x Großbrief à 1,55 € = 58.900 €. Geteilt mit der Uni im Verhältnis 4:7⁵ und mit einem kräftigen Mengenrabatt von ca. 25ct pro Sendung läuft das auf ~16.500 € für die Studierendenschaft hinaus)
• Porto Rückversand (6.558 x Standardbrief à 80ct = 5.346,40 € – abhängig von der Wahlbeteiligung, weiß man immer erst hinterher)

Kosten, die erheblich höher sind als bei einer Urnenwahl:

• Kosten für Material, Druck und Kuvertierung (~15.000 € für die Studierendenschaft bei einer Aufteilung von 4:7 der Gesamtkosten; normalerweise kosten die 8.000 Stimmzettel so um die 500 €)

Fazit

Diese Wahl war sehr anders als alle anderen Wahlen bisher. Sie war mit großen Unsicherheiten behaftet, wobei es die auch sonst gerne mal gibt, wenn man nicht weiß, ob eine Liste sich wieder ungerecht behandelt fühlt und zum Verwaltungsgericht Köln geht, um zu dem ihr schweres Leid zu klagen.

Abgesehen davon war diese Wahl aber recht gemütlich. Vor allem, da der Stress in der Wahlwoche weggefallen ist. Kein Wahlhelfende durch die Gegend karren, kein “Wir haben hier auf dem Venusberg noch zwei Stimmzettel für zwanzig Wahlwillige und brauchen JETZT DRINGEND Nachschub”, kein morgens um 6 aufstehen, Abends um 12 ins Bett.

Das alles hat freilich seinen Preis: Ein paar zehntausend Euro Mehrkosten. Das auch ohne Pandemie zu machen, ließe sich vielleicht rechtfertigen, wenn es zu einer signifikant höheren Wahlbeteiligung geführt hätte, aber die 17,3 % dieses Jahr liegen sogar noch leicht unter den 17,6 %, die es 2016 mit zwei Urabstimmungen gab.

Von daher: Muss man von mir aus nicht wiederholen. Mal sehen, wie die Pandemie sich entwickelt. Spart lieber schonmal für die nächste Briefwahl.

Auf der Wahlen-Webseite gibt es übrigens neuerdings Stimmzettel und Briefwahlumschläge vergangener Wahlen zum Download. Ich sag nicht, dass die perfekt sind (zum Beispiel sehen die Rückseiten von Stimmzettelumschlag und Rückumschlag offenbar so ähnlich aus, dass Wahlhelfende bei der Rückumschlagsprüfung manchmal gedankenverloren einen auf dem Tisch liegenden Stimmzettelumschlag aufschlitzen), aber es ist gewiss etwas, womit man arbeiten kann.

Kapitel 0: Willkommen
Kapitel 1: Kräfte sammeln
Kapitel 2: Die Wahlausschusssitzung
Kapitel 3: Die Wahlausschreibung
Kapitel 4: Der Listenschluss
Kapitel 5: Wahlhelfende
Kapitel 6: Gedrucktes
Kapitel 7: Wahlwerbung
Kapitel 8: Die Weihnachtsferien
Kapitel 9: Urnen und Zubehör
Kapitel 10: Die Wahlwoche
Kapitel 11: Die Auszählung
Kapitel 12: Der Abschluss
Anhang 1: Die Urabstimmung
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