DkW | Kapitel 3: Die Wahlausschreibung

Sven Zemanek hat an der Uni Bonn fünf Jahre lang Wahlen zum Studierendenparlament organisiert. Damit nachfolgende Generationen von dieser Erfahrung profitieren können, entsteht die Artikelserie „Die kleine Wahlleiter“.

Bislang weiß noch niemand, dass bald eine Wahl stattfinden wird1. Die Wahlausschreibung macht diese Wahl nun bekannt und enthält alle relevaten Daten für die Ausübung des aktiven und passiven Wahlrechts. Dass die Wahlausschreibung nicht einfach „Wahlbekanntmachung“ heißt, hat einen Grund: „Wahlbekanntmachung“ heißt bereits das Dokument, welches Anfang Januar die zugelassenen Bewerbungen bekannt gibt. Eine kleine Bonner Eigenheit.

Eigentlich könnte man als Wahlausschreibung einfach eine Tabelle aushängen, in der alle Daten enthalten sind. Aus historischen Gründen oder so enthält die Wahlausschreibung jedoch traditionell Fließtext.

Die Daten, die die Wahlausschreibung auf jeden Fall enthalten muss, gliedern sich in drei Kategorien:

Daten, die bereits feststehen

Die Wahltage (Punkt 2.) hat das Studierendenparlament bereits festgelegt, die Bezeichnung des zu wählenden Organs (4.), die Zahl der zu wählenden Mitglieder (5.), das für die Entgegennahme der Wahlvorschläge zuständige Organ (7.), das Wahlsystem (8.), der Hinweis auf die Wahlberechtigung (9.) und die Einspruchsmöglichkeit nach § 16 WOSP (12.) ergeben sich aus der Satzung der Studierendenschaft und der Wahlordnung.

Daten, die der Wahlausschuss relativ frei festlegen kann

Ort (Bonn?) und Zeit der Veröffentlichung (1.) ergeben sich automatisch – es gibt eigentlich™ keinen Grund, die Veröffentlichung herauszuzögern, sobald das Dokument fertig ist.

Für die Frist, innerhalb derer Wahlvorschläge eingereicht werden können (6.), gibt es einen spätesten Termin. Der liegt aber üblicherweise um Weihnachten herum, ist also viel zu spät. Es empfiehlt sich generell, diese Einreichungsfrist möglichst früh zu legen. Je mehr Zeit für die Prüfung und Bekanntmachung der Einreichungen bleibt, desto besser. Speziell vor Weihnachten sollten das Listenzulassungsverfahren abgeschlossen und die Wahlzeitung druckfertig sein, damit man nicht Gefahr läuft, Fristen zu verpassen.

Der früheste sinnvolle Termin für die Einreichungsfrist ist der 40. Tag vor dem ersten Wahltag – der Stichtag für die Wahlberechtigung. Früher können Einreichungen sowieso nicht sinnvoll geprüft werden, und bestimmt fänden findige Juristen i. A. noch weitere Gründe dagegen. Mal abgesehen davon, dass die Listenmenschen zwischen Wahlausschreibung und Einreichungsfrist noch ausreichend Zeit haben sollten, ihre Bewerbungsformulare sorgfältig2 auszufüllen.

Das Wählerinnenverzeichnis wird üblicherweise im Wahlbüro ausgelegt (10.), zu beliebig wählbaren Zeiten. Guckt sowieso niemand rein. Könnte aber! Wählt einfach die Zeiten, zu denen sowieso jemand im Büro ist.

Die Frist für den Eingang von Briefwahlanträgen (11.) liegt bereits laut Wahlordnung auf dem 6. Tag vor dem ersten Wahltag (§ 19 WOSP), wird aber üblicherweise durch eine Uhrzeit ergänzt. Außerdem wird ein offizielles »Ende der Wahl« festgelegt, üblicherweise der Zeitpunkt, zu dem auch die letzte Urne schließt.

Mit den »Erklärungen der Listenbewerbungen über ihr Wahlprogramm« (13.) ist üblicherweise deren Wahlzeitungsbeitrag gemeint. Die Wahlordnung sieht übrigens nicht vor, dass die Bekanntmachung der zugelassenen Bewerbungen in Form einer gedruckten Wahlzeitung erfolgt. Dieses Format hat sich lediglich traditionell bewährt.

Protipp: Falls die Lieferung der Wahlzeitung sich verspätet, kann die Bekanntmachung der zugelassenen Wahlbewerbungen ersatzweise auch in einem anderen Format erfolgen, um die Frist zu wahren. Es müssen lediglich alle vorgeschriebenen Inhalte enthalten sein.

Die festzulegenden Vorgaben für diese „Erklärungen“ übernimmt man üblicherweise einfach aus dem Vorjahr – Anpassungen sind aber natürlich möglich. Die Vorgaben stellen sicher, dass die Listen druckfertige Dateien abgeben und dann weniger Grund haben sich zu beschweren. Es gibt trotzdem jedes Jahr wieder Deppen, die es für eine gute Idee halten, für den Druck einer Graustufen-Wahlzeitung ein boontes PDF zuzusenden.

Manche reichen aber auch absichtlich fehlerhafte Dateien ein und spekulieren darauf, eine Nachfrist gesetzt zu bekommen, um eine korrigierte Version einreichen zu können. Dies gäbe ihnen mehr Zeit für die Fertigstellung ihres Wahlzeitungsbeitrags – ist ja nicht so, dass der Wahltermin lange im Voraus bekannt gewesen wäre. Wie Weihnachten!

Daten, die mit den Gremienwahlen abgesprochen werden müssen

Es bleibt noch ein Punkt übrig: »Ort und Zeit der Stimmabgabe« (3.). Dies ist lediglich eine fancy Umschreibung für „Urnenplan“. Denn im Urnenplan ist aufgelistet, wo (Ort) und wann (Zeit) die Stimmabgabe möglich ist.

Mit dem Urnenplan ist es so: Üblicherweise wird die Studierendenparlamentswahl gemeinsam mit den Gremienwahlen durchgeführt und man teilt sich Wahllokale und Wahlhelfende. Daraus folgt, dass der Wahlvorstand für die Gremienwahlen und der Wahlausschuss für die Studierendenparlamentswahlen den selben Plan von Wahllokalstandorten und -öffnungszeiten beschließen sollten.

Üblicherweise wird der Plan aus dem letzten Jahr als Grundlage genommen und punktuell angepasst. Hat die Mensa wieder auf? Ist ein Gebäude geschlossen, weil der BLB wieder mal BLB-Dinge getan hat? Fiel irgend jemandem noch ein ganz toller Standort für ein Wahllokal ein, den man einmal ausprobieren möchte? Alles Dinge, die man berücksichtigen kann. Es muss nur früh passieren, damit beide Gremien die Änderungen noch berücksichtigen können.

Ziel bei der Aufstellung des Urnenplans ist es für beide Seiten, eine möglichst hohe Wahlbeteiligung zu ermöglichen. In den vergangenen Jahren war es gleichzeitig regelmäßig Wunsch der Universitätsverwaltung, die Kosten für Wahlhelfende3 nicht steigen oder besser noch sinken zu lassen. Die Kosten hängen hier von der Anzahl der Standorte und den Öffnungszeiten ab: Mehr Standorte kosten mehr Geld, längere Öffnungszeiten an einem Standort ebenfalls.

Hat man sich mit den Gremienwahlen auf einen Urnenplan geeinigt und wurden die übrigen Termine und Fristen ausgewürfelt, so ist die Wahlausschreibung fertig für die Bekanntmachung. Dafür wird üblicherweise ein Plakat im Format DIN A2 quer erstellt, links der Fließtext, rechts der Urnenplan. Diese Plakate werden durch den AStA auf den Plakatflächen des AStA verteilt. Die Verteilung wird dabei mit dem AStA-Geschäftszimmer abgesprochen.

Die Plakate hängen dann bald allüberall auf den Tannenspitzen an der Universität und klären Interessierte über alles auf, was es zur Wahlteilnahme zu wissen gibt.

  1. Abgesehen natürlich davon, dass der Wahltermin bereits auf einer öffentlichen Sitzung des Studierendenparlaments festgelegt wurde, die Einladung zur Wahlausschusssitzung ebenfalls öffentlich bekannt gemacht wurde oder einfach deshalb, weil jedes Jahr im Januar eine Wahl stattfindet.
  2. *prust*
  3. die bekommen eine Aufwandsentschädigung

Baustellen-verkehr

Auf der Drachenfelsstraße, so ziemlich genau ungefähr an dieser Stelle, steht ein Straßenschild. Jenes hier:

Das ist aus mehreren Gründen bemerkenswert:

  • Baustellen sind üblicherweise als zeitlich beschränkte Attraktion geplant. Warum sollte man ein fest installiertes Straßenschild aufstellen, um vor dem Verkehr einer vorübergehenden Einrichtung zu warnen?
  • Das Schild ist schon ziemlich bemost, die Schrauben sind verrostet. Das muss ja eine sehr alte Baustelle sein.
  • Der Pfahl hingegen sieht ziemlich neu aus. Wer schraubt ein altes Schild mit alten Schrauben an einen neuen Pfahl?

Zuschriften bitte in eine Plastiktüte eingeschweißt an das Schild hängen.

PS: Wer möchte, kann sich ein baugleiches Schild auch unter dem Namen „Zusatzzeichen 2131“ im Internet bestellen und an eine Zimmertür hängen.

DkW | Kapitel 2: Die Wahlausschusssitzung

Sven Zemanek hat an der Uni Bonn fünf Jahre lang Wahlen zum Studierendenparlament organisiert. Damit nachfolgende Generationen von dieser Erfahrung profitieren können, entsteht die Artikelserie „Die kleine Wahlleiter“.

Eine Studierendenparlamentswahl besteht aus zwei Verfahren: Einem organisatorischen und einem formalen. Im Idealfall gehen diese beiden Verfahren Hand in Hand: Organisatorische Entscheidungen sind durch formale Beschlüsse des Wahlausschusses legitimiert; Beschlüsse wiederum führen zu organisatorischen Maßnahmen. Kommt es zu Abweichungen (Beschlüsse werden nicht ausgeführt, Geld wird ohne Beschluss ausgegeben, …), so liegt häufig eine problematische Situation vor.

Der formale Teil der Wahl wird überwiegend auf Sitzungen des Wahlausschusses vorangetrieben. Auf ihnen werden Entscheidungen getroffen und durch Beschlüsse festgehalten. Essenziell für die Dokumentation der Entscheidungen ist das Sitzungsprotokoll: Ohne Protokoll kann man sich die Sitzung eigentlich direkt sparen.

Natürlich dienen Sitzungen nicht nur dazu, Beschlüsse zu fassen. Da idealerweise alle Wahlausschussmitglieder anwesend sind, sind sie die perfekte Gelegenheit, den Fortschritt zu erledigender Aufgaben und sonstige Dinge zu besprechen. So wird auf Sitzungen in der Regel nichts tatsächlich erledigt, aber sie fördern dennoch die Erledigung von Aufgaben. Auch schön!

Terminierung

Beschlüsse fasst der Wahlausschuss laut Wahlordnung mit der Mehrheit seiner gewählten Mitglieder. Allein wegen der Beschlussfähigkeit sollten Sitzungen daher so gelegt werden, dass möglichst alle Ausschussmitglieder teilnehmen können. Zur Terminfindung bieten sich Doodle-Umfragen an, sofern die Wahlausschussmitglieder mental fit genug sind, an ihnen teilzunehmen. Ein regelmäßiger Termin, zu dem alle können, ist natürlich der Gold-Standard, aber relativ unwahrscheinlich.

Vor Fristen sollte genügend Abstand gehalten werden, damit im Notfall noch eine Sitzung dazwischen geschoben werden kann – die sehr kurze Ladungsfrist von 24 Stunden macht es möglich.

Einladung

Die wirklich sehr kurze Ladungsfrist von 24 Stunden bedeutet aber nicht, dass die Einladung erst kurz vor Ende dieser Frist verschickt werden sollte. Steht der Termin fest, sollte die Einladung zügig versendet werden, damit alle Interessensvertreterinnen und -treter Gelegenheit zur Teilnahme haben – die Sitzungen sind schließlich öffentlich, und die Listenverantwortlichen sind schon weinerlich genug.

Die Einladung wird in der Regel durch die Wahlleitung per E-Mail verschickt und ist neben den Ausschussmitgliedern und stellvertretenden Mitgliedern1 an die üblichen Verdächtigen (AStA-Vorsitz, SP-Präsidium, Ältestenrat, IT-Referat)2 zu senden. Nach dem Bewerbungsschluss sollten Einladungen zusätzlich an die Listenverantwortlichen gesendet werden – man sollte sich nicht darauf verlassen, dass die sich die Sitzungstermine selbst von der Webseite klauben. Hier bitte BCC verwenden! Die ggf. privaten Adressen der Listenmenschen gehen sonst niemanden etwas an.

Die Einladung selbst enthält die relevanten Daten – Was, Wo, Wann – sowie eine vorläufige Tagesordnung.

Sitzungsort

Der Wahlausschuss bezieht üblicherweise irgendwann im Dezember ein Wahlbüro in der Nassestraße 15, das sich auch als Sitzungsort eignet. Bis dahin ist das Verfügungszimmer im AStA eine gute Adresse, es lässt sich über das AStA-Geschäftszimmer reservieren. Dort erhält man im Zweifelsfall auch gute Vorschläge für Alternativen.

Top-Tipp: Der Sitzungsort sollte für die Öffentlichkeit zugänglich sein, sonst wäre es ja keine öffentliche Sitzung.

Tagesordnung

Die Tagesordnung gibt der Sitzung Struktur. Es bietet sich an, wiederkehrende Tagesordnungspunkte für organisatorische Angelegenheiten und Fortschrittsberichte zu haben. Ein Vorschlag:

1. Eröffnung und Begrüßung

Die Wahlleiterin sagt „Hallo!“ Ein guter Zeitpunkt, die aktuelle Uhrzeit im Protokoll zu notieren. Es geht los!

2. Protokollführung

Wer schreibt das Protokoll? Eine ehrenvolle und wichtige Aufgabe. Wird auch „bezahlt“.

3. Genehmigung von Protokollen

Hoffentlich liegt das Protokoll der letzten Sitzung schon vor. Dann können hier noch Mäkel angemerkt und verbessert werden, bevor das Protokoll genehmigt wird. Bei allzu groben Mängeln kann die Genehmigung auch vertagt werden.

Nach der Genehmigung wird das Protokoll so bald wie möglich auf der Webseite des Wahlausschusses veröffentlicht, wo es aus dem Uninetz allen Interessierten zum Nachlesen zur Verfügung steht.

Außerdem wird das genehmigte Protokoll mehrfach ausgedruckt, von Wahlleiterin, Protokollantin und einem weiteren Wahlausschussmitglied unterschrieben und dann dem Ältestenrat, dem SP-Präsidium und dem AStA-Vorsitz ins Postfach gestopft. Eigentlich würde da auch eine digitale Kopie genügen. Naja.

4. Festlegung der Tagesordnung

Die mit der Einladung verschickte Tagesordnung ist lediglich ein Vorschlag. Hier kann sie noch umsortiert oder modifiziert werden.

5. Controlling

Welche zu erledigenden Dinge wurden erledigt? Welche zu erledigenden Dinge sind noch zu erledigen? Das kann hier besprochen werden.

6. Berichte

Ausführlichere Berichte über vorgefallene Dinge. Kann Überschneidungen mit „Controlling“ aufweisen.

8. Finanzen

Wenn Geld ausgegeben werden soll, werden diese Ausgaben in der Regel hier besprochen und beschlossen.

X.-Y. Spezielle Tagesordnungspunkte

Alles was ausführlicher als in Controlling/Berichte/Finanzen behandelt werden sollte, bekommt einen eigenen Tagesordnungspunkt. Sollte dort eine Diskussion ausarten, kann sie auch in einen eigenen Tagesordnungspunkt ausgelagert werden. Hierzu muss lediglich in Tagesordnungspunkt „4. Festlegung der Tagesordnung“ zurückgesprungen und dort die Tagesordnung entsprechend angepasst werden. Easy!

9. Anträge an den Wahlausschuss

Falls Anträge vorliegen, werden sie hier behandelt.

10. Terminplanung

Anstehende Termine werden nochmal allen ins Gedächtnis gerufen. Auch wichtig: Der Termin der nächsten Sitzung.

11. Verschiedenes

Verschiedenes, was in keinem der vorherigen Tagesordnungspunkte Platz hatte. Üblicherweise wird hier nichts mehr beschlossen. Am Ende ist ein guter Zeitpunkt, die Uhrzeit niederzuschreiben.

Protokoll

Das Protokoll dokumentiert die Ergebnisse der Sitzung und ist immens wichtig. Es sollte enthalten:

  • Anträge und Beschlüsse im Wortlaut
  • Wer hat was gemacht
  • Anträge und Beschlüsse im Wortlaut
  • Wer wird was tun
  • Anträge und Beschlüsse im Wortlaut
  • Zusammenfassung von Berichten
  • Anträge und Beschlüsse im Wortlaut
  • Wichtige Dokumente als Anlage
  1. stellvertretende Mitglieder gibt es erfahrungsgemäß sowieso nie
  2. Hier gibt es einen praktischen E-Mail-Verteiler! Nur eine Adresse statt vier!