Sven Zemanek hat an der Uni Bonn fünf Jahre lang Wahlen zum Studierendenparlament organisiert. Damit nachfolgende Generationen von dieser Erfahrung profitieren können, entsteht die Artikelserie “Die kleine Wahlleiter”.
Eine Studierendenparlamentswahl besteht aus zwei Verfahren: Einem organisatorischen und einem formalen. Im Idealfall gehen diese beiden Verfahren Hand in Hand: Organisatorische Entscheidungen sind durch formale Beschlüsse des Wahlausschusses legitimiert; Beschlüsse wiederum führen zu organisatorischen Maßnahmen. Kommt es zu Abweichungen (Beschlüsse werden nicht ausgeführt, Geld wird ohne Beschluss ausgegeben, …), so liegt häufig eine problematische Situation vor.
Der formale Teil der Wahl wird überwiegend auf Sitzungen des Wahlausschusses vorangetrieben. Auf ihnen werden Entscheidungen getroffen und durch Beschlüsse festgehalten. Essenziell für die Dokumentation der Entscheidungen ist das Sitzungsprotokoll: Ohne Protokoll kann man sich die Sitzung eigentlich direkt sparen.
Natürlich dienen Sitzungen nicht nur dazu, Beschlüsse zu fassen. Da idealerweise alle Wahlausschussmitglieder anwesend sind, sind sie die perfekte Gelegenheit, den Fortschritt zu erledigender Aufgaben und sonstige Dinge zu besprechen. So wird auf Sitzungen in der Regel nichts tatsächlich erledigt, aber sie fördern dennoch die Erledigung von Aufgaben. Auch schön!
Terminierung
Beschlüsse fasst der Wahlausschuss laut Wahlordnung mit der Mehrheit seiner gewählten Mitglieder. Allein wegen der Beschlussfähigkeit sollten Sitzungen daher so gelegt werden, dass möglichst alle Ausschussmitglieder teilnehmen können. Zur Terminfindung bieten sich Doodle-Umfragen an, sofern die Wahlausschussmitglieder mental fit genug sind, an ihnen teilzunehmen. Ein regelmäßiger Termin, zu dem alle können, ist natürlich der Gold-Standard, aber relativ unwahrscheinlich.
Vor Fristen sollte genügend Abstand gehalten werden, damit im Notfall noch eine Sitzung dazwischen geschoben werden kann – die sehr kurze Ladungsfrist von 24 Stunden macht es möglich.
Einladung
Die wirklich sehr kurze Ladungsfrist von 24 Stunden bedeutet aber nicht, dass die Einladung erst kurz vor Ende dieser Frist verschickt werden sollte. Steht der Termin fest, sollte die Einladung zügig versendet werden, damit alle Interessensvertreterinnen und -treter Gelegenheit zur Teilnahme haben – die Sitzungen sind schließlich öffentlich, und die Listenverantwortlichen sind schon weinerlich genug.
Die Einladung wird in der Regel durch die Wahlleitung per E-Mail verschickt und ist neben den Ausschussmitgliedern und stellvertretenden Mitgliedern1 an die üblichen Verdächtigen (AStA-Vorsitz, SP-Präsidium, Ältestenrat, IT-Referat)2 zu senden. Nach dem Bewerbungsschluss sollten Einladungen zusätzlich an die Listenverantwortlichen gesendet werden – man sollte sich nicht darauf verlassen, dass die sich die Sitzungstermine selbst von der Webseite klauben. Hier bitte BCC verwenden! Die ggf. privaten Adressen der Listenmenschen gehen sonst niemanden etwas an.
Die Einladung selbst enthält die relevanten Daten – Was, Wo, Wann – sowie eine vorläufige Tagesordnung.
Sitzungsort
Der Wahlausschuss bezieht üblicherweise irgendwann im Dezember ein Wahlbüro in der Nassestraße 15, das sich auch als Sitzungsort eignet. Bis dahin ist das Verfügungszimmer im AStA eine gute Adresse, es lässt sich über das AStA-Geschäftszimmer reservieren. Dort erhält man im Zweifelsfall auch gute Vorschläge für Alternativen.
Top-Tipp: Der Sitzungsort sollte für die Öffentlichkeit zugänglich sein, sonst wäre es ja keine öffentliche Sitzung.
Tagesordnung
Die Tagesordnung gibt der Sitzung Struktur. Es bietet sich an, wiederkehrende Tagesordnungspunkte für organisatorische Angelegenheiten und Fortschrittsberichte zu haben. Ein Vorschlag:
1. Eröffnung und Begrüßung
Die Wahlleiterin sagt “Hallo!” Ein guter Zeitpunkt, die aktuelle Uhrzeit im Protokoll zu notieren. Es geht los!
2. Protokollführung
Wer schreibt das Protokoll? Eine ehrenvolle und wichtige Aufgabe. Wird auch “bezahlt”.
3. Genehmigung von Protokollen
Hoffentlich liegt das Protokoll der letzten Sitzung schon vor. Dann können hier noch Mäkel angemerkt und verbessert werden, bevor das Protokoll genehmigt wird. Bei allzu groben Mängeln kann die Genehmigung auch vertagt werden.
Nach der Genehmigung wird das Protokoll so bald wie möglich auf der Webseite des Wahlausschusses veröffentlicht, wo es aus dem Uninetz allen Interessierten zum Nachlesen zur Verfügung steht.
Außerdem wird das genehmigte Protokoll mehrfach ausgedruckt, von Wahlleiterin, Protokollantin und einem weiteren Wahlausschussmitglied unterschrieben und dann dem Ältestenrat, dem SP-Präsidium und dem AStA-Vorsitz ins Postfach gestopft. Eigentlich würde da auch eine digitale Kopie genügen. Naja.
4. Festlegung der Tagesordnung
Die mit der Einladung verschickte Tagesordnung ist lediglich ein Vorschlag. Hier kann sie noch umsortiert oder modifiziert werden.
5. Controlling
Welche zu erledigenden Dinge wurden erledigt? Welche zu erledigenden Dinge sind noch zu erledigen? Das kann hier besprochen werden.
6. Berichte
Ausführlichere Berichte über vorgefallene Dinge. Kann Überschneidungen mit “Controlling” aufweisen.
8. Finanzen
Wenn Geld ausgegeben werden soll, werden diese Ausgaben in der Regel hier besprochen und beschlossen.
X.-Y. Spezielle Tagesordnungspunkte
Alles was ausführlicher als in Controlling/Berichte/Finanzen behandelt werden sollte, bekommt einen eigenen Tagesordnungspunkt. Sollte dort eine Diskussion ausarten, kann sie auch in einen eigenen Tagesordnungspunkt ausgelagert werden. Hierzu muss lediglich in Tagesordnungspunkt “4. Festlegung der Tagesordnung” zurückgesprungen und dort die Tagesordnung entsprechend angepasst werden. Easy!
9. Anträge an den Wahlausschuss
Falls Anträge vorliegen, werden sie hier behandelt.
10. Terminplanung
Anstehende Termine werden nochmal allen ins Gedächtnis gerufen. Auch wichtig: Der Termin der nächsten Sitzung.
11. Verschiedenes
Verschiedenes, was in keinem der vorherigen Tagesordnungspunkte Platz hatte. Üblicherweise wird hier nichts mehr beschlossen. Am Ende ist ein guter Zeitpunkt, die Uhrzeit niederzuschreiben.
Protokoll
Das Protokoll dokumentiert die Ergebnisse der Sitzung und ist immens wichtig. Es sollte enthalten:
- Anträge und Beschlüsse im Wortlaut
- Wer hat was gemacht
- Anträge und Beschlüsse im Wortlaut
- Wer wird was tun
- Anträge und Beschlüsse im Wortlaut
- Zusammenfassung von Berichten
- Anträge und Beschlüsse im Wortlaut
- Wichtige Dokumente als Anlage